Automação de processos e transformação digital: a base para o sucesso em qualquer negócio

por Carlos Torres
Automação de processos e transformação digital: a base para o sucesso em qualquer negócio

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Melhorar os processos de negócios é hoje um assunto intimamente ligado à transformação digital. Ninguém duvida que a necessidade de digitalizar um negócio não é impulsionada apenas pelos imperativos da economia digital. Vai ainda mais fundo, visto que já estamos em uma sociedade digital e precisamos saber algumas das chaves para a transformação digital.

Estamos vivendo uma revolução empresarial baseada na transformação da sociedade que processa uma enorme quantidade de informações que circulam em uma velocidade surpreendente e mudam continuamente as regras do jogo, obrigando as empresas a atuarem com grande agilidade para poder mudar suas estruturas, e seus modelos econômicos também.

Como resultado, a tecnologia está transformando as empresas mais do que nunca. Nesse contexto, as empresas estão se voltando para novas tecnologias para se manterem competitivas, eficientes e modernas. Essa transição afeta o funcionamento geral das empresas e interrompe métodos e processos. O grande desafio de todas as empresas, seja qual for sua nacionalidade e porte, é se adaptar o mais rapidamente possível às mudanças nos padrões de consumo e à explosão de novas tecnologias. Para se manter produtivas e aumentar a lucratividade, as empresas devem começar a digitalizar seus processos de negócios.

Transformação de Negócios Digitais

Imagem de Photo Mix por Pixabay

Afinal, em qualquer relacionamento comercial, o objetivo deve ser o lucro, que todos sejam vencedores e que você possa colocar sua marca no mercado, aprimorando ainda mais o canal físico de vendas.

Como é o processo de transformação digital da empresa?

A transformação digital é a integração da tecnologia em todas as áreas do negócio e é uma mudança fundamental na forma como atua, agregando valor aos seus clientes. Também pode ser definido como uma mudança cultural que exige que as organizações experimentem continuamente novas dinâmicas.

A transformação digital geralmente envolve o retrabalho de produtos, processos e estratégias dentro da organização por meio do uso de tecnologia digital.

A transformação digital requer a revisão e reinvenção de quase todas as áreas da organização, sua cadeia de suprimentos e fluxo de trabalho, as habilidades de seus funcionários e processos de discussão no nível do conselho. Administração, interação com clientes e valor aos stakeholders. Além disso, ajuda uma organização a acompanhar as novas demandas dos clientes. Esse processo possibilita que as organizações sejam mais competitivas em um ambiente econômico em constante evolução com a tecnologia. Para isso, a transformação digital é necessária para qualquer empresa, organização sem fins lucrativos ou instituição que busque sobreviver no futuro.

O que é a automação e digitalização dos processos de negócios?

É impossível falar sobre os benefícios da transformação digital para as empresas sem falar em automação e digitalização de processos.

A digitalização de negócios significa trazer uma grande parte dos negócios para o mundo digital. Ou seja, a introdução de toda a informação necessária da empresa em bases de dados, na nuvem, etc., onde pode ser acessada a qualquer hora e de qualquer lugar.

Digitalização de Negócios

Imagem de Buffik por Pixabay

Já a automação dos processos de negócios vai além. Isso significa substituir as tarefas para as quais há uma alta porcentagem de intervenção humana por outras tarefas que podem ser realizadas automaticamente por plataformas de software apropriadas. Em suma, a automação envolve o uso de recursos tecnológicos para otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos e tempo.

Consequentemente, a digitalização no nível interno da empresa deve contemplar:

  • Automação de um trabalho que até então é realizado de forma manual.
  • Otimização do trabalho dos funcionários que não pode ser automatizado.
  • Otimização do relacionamento entre os colaboradores.

Por outro lado, a digitalização a nível externo da empresa deve incluir não só as relações com os clientes, mas também com todos os parceiros externos (fornecedores, subcontratados, etc.) com os seguintes objetivos:

  • Automação de tarefas que podem ser automatizadas.
  • Otimização do trabalho de outsiders que não pode ser automatizado.
  • Otimização do relacionamento com terceiros (múltiplos canais de interação imediata, através de todos os tipos de dispositivos, fixos ou móveis).

O Brasil é um dos países que mais investe em digitalização e automação de processos, de acordo com uma análise especializada de dados do ano passado. Assim, 2 em cada 10 empresas já substituíram a força de trabalho por sistemas automatizados que estão mudando o modelo de negócio, o modelo de trabalho e o setor econômico.

As empresas encontraram uma solução que permite aumentar sua produtividade e competitividade. Como resultado, há menos processos manuais todos os dias que foram substituídos por processos digitais e automatizados.

Muitos acreditam, porém, que a automação de processos é algo do século 21, mas não é. Há séculos, os empresários buscam soluções possíveis para tornar os processos mais rápidos e eficientes.

Por exemplo, as primeiras centrais telefônicas eram discadas por uma equipe que conectava os chamadores inserindo plugues nos pinos para que a ligação pudesse ser feita entre eles. Mas, em meados do século XX, soluções mais produtivas começaram a ser buscadas até o advento da Internet, que revolucionou todos os ramos e possibilitou fazer ligações via VoiP, via central virtual ou de forma inteligente e forma automatizada.

Automação de processos em diversas áreas da empresa

Na maioria dos setores, assim como em todos os departamentos da empresa, a necessidade de automatizar processos é evidente:

  • Para a gestão empresarial, uma automação tem como foco o desempenho, desenvolvimento e compliance e controle das regras e ações dos colaboradores.
  • Marketing e relacionamento com o cliente: envolve uma automação de ações relacionadas ao cliente, como gestão de documentos, cadastro de clientes, provas de campanhas de marketing, etc.
  • Para o gestor financeiro e contábil, uma automação do processo de faturamento facilita uma visibilidade contínua da evolução das ações e do fluxo de informações.
  • Na comunicação corporativa, digitalização e automação permite comunicação direta entre os colaboradores, bem como entre a empresa e seus clientes, por meio das centrais de chat.

O Helpdesk Nível 1 do Centro de Suporte, que realiza tarefas bastante repetitivas e com pouco valor agregado, pode ser um exemplo de automação de processos nessa área. O suporte para o Nível 1 pode ser automatizado integrando os recursos do ServiceNow com ferramentas de inteligência artificial. Como resultado, um cliente da empresa pode conversar com um robô para resolver seu problema. Desta forma, as complicações são resolvidas mais rapidamente, o custo da equipe de suporte é reduzida e os problemas de rotatividade são reduzidos.

A digitalização dos processos de negócio é, portanto, uma das alavancas da transformação digital: redução do tempo de gestão, redução de custos, otimização de recursos e aumento do desempenho dos colaboradores.

Tecnologias chave

A tecnologia impulsiona a necessidade de transformação digital e apoia a digitalização da organização. Além disso, não há um único aplicativo ou tecnologia que permita sozinho a transformação digital, mas vários processos-chave que uma organização normalmente precisa implementar para lidar com a transformação:

Por exemplo, a nuvem fornece a uma organização acesso mais rápido ao software de que precisa, novos recursos e atualizações e armazenamento de dados, e permite que seja ágil o suficiente para se transformar.

Computação em Nuvem

Imagem de 200 Degrees por Pixabay

A tecnologia da informação permite que uma empresa concentre seus investimentos em talentos e recursos de pesquisa e desenvolvimento em soluções customizadas que atendam aos seus requisitos e processos que a diferenciam no mercado. As plataformas móveis permitem que você trabalhe em qualquer lugar, a qualquer hora, por exemplo.

O aprendizado de máquina e a inteligência artificial fornecem conhecimento para que as organizações tomem decisões mais precisas sobre vendas, marketing, desenvolvimento de produtos e outras áreas estratégicas. Outras tecnologias que impulsionam a transformação dos negócios incluem blockchains, realidade aumentada e virtual, mídia social e a Internet das Coisas.

Benefícios e mais benefícios da automação de processos

A transformação digital há muito deixou de ser uma opção e se tornou uma necessidade para as empresas que desejam continuar existindo por muitos anos e trabalhar com mais eficiência, melhorando processos e aproveitando as necessidades de digitalização.

A digitalização de processos traz muitas vantagens para a empresa e para toda a sua cadeia de valor, entre as quais gostaríamos de destacar:

  • Apresenta grandes vantagens para a economia ecológica, a chamada cultura verde, pois a desmaterialização promove a redução do consumo de papel, o que é de grande benefício para o ecossistema, bem como a economia de custos com papel para a empresa.
  • A digitalização e automação de processos facilitam a transmissão e a qualidade das informações. A comunicação rápida está economizando tempo e recursos.
  • Em relação ao ponto anterior, a tecnologia permite reagir muito mais rapidamente às mudanças ocorridas. As possibilidades oferecidas pelo big data e pela análise de dados auxiliam na tomada de decisões, reduzem erros e falhas de negócios.
  • A transformação digital traz novos métodos para atrair clientes menos abusivos: o cliente pode ser atendido e contatado durante as diferentes fases do ciclo de venda do produto, facilitando a fidelização. Além disso, um melhor conhecimento do cliente obtido através da análise da informação permitirá ir de encontro às necessidades e expectativas do cliente, o que terá um impacto positivo nos resultados da retenção.
  • Os departamentos trabalham de forma muito mais interligada e com um objetivo comum, o que leva a uma orientação clara para a inovação. Além disso, a promoção de uma cultura de inovação em toda a organização permitirá que a empresa garanta não só o sucesso atual, mas também o futuro.
  • A transformação digital atrai a atenção dos consumidores digitais. Mudar a visão corporativa para uma visão mais moderna e humanizada atrairá consumidores digitais cada vez mais importantes para os negócios.

Finalmente, melhora o acesso imediato aos dados a qualquer hora e em qualquer lugar, garantindo sua segurança, graças aos desenvolvimentos atuais em segurança cibernética.

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